Dianhua 파트타임 직원 펀치인 및 급여 확인 전자 시스템

프로젝트 이름:Dianhua 파트타임 직원 펀치인 및 급여 확인 전자 시스템

프로젝트 개요: 본 프로젝트는 디지털화 및 자동화를 통해 디안화(Dianhua)의 시간제 직원 출결 및 급여 관리를 최적화하고, 기존의 종이 기반 프로세스에 내재된 비효율성과 오류 문제를 해결하는 것을 목표로 합니다. 이 시스템은 LINE OA와 make.com을 통합하여 Google Sheets 진행 상황 시트와 폴더를 자동으로 생성합니다. 시간제 직원은 LINE@을 통해 전자 출결을 기록할 수 있으며, 시스템은 자동으로 근무 시간을 집계하고 임금을 계산하여 미리 작성된 급여 양식과 전자 급여 명세서를 생성함으로써 급여 검증의 정확성과 효율성을 크게 향상시킵니다.

동시에 감독자는 LINE@ 플랫폼을 통해 교대근무 현황과 급여 진행 상황을 즉시 파악하여 경영 결정을 효과적으로 지원할 수 있습니다. 또한, 자동으로 노동보험 연장 양식을 생성하고, 비국적 근로자 증명서의 유효기간을 정기적으로 확인하여 준법경영을 보장하고 리스크를 줄여줍니다.

전반적으로 이 시스템은 자동화를 통해 시간제 인력 관리의 효율성과 정확성을 크게 향상시킬 뿐만 아니라 관리 부담을 줄여 기업에 효율적이고 투명한 관리 솔루션을 제공합니다.

프로젝트 관리자: 조이스 ( Smart4A 레벨 5 전문가)

프로젝트 일정: 기획, 설계 및 개발은 동시에 진행되며, 총 프로젝트 기간은 10주이고 테스트 및 배포 기간은 4주입니다.

비용 범위: 중규모 프로젝트 (30만 미만은 소규모, 30만~100만은 중규모, 100만 이상은 대규모)

문제를 풀다:

펀치인 기록 및 급여 확인 효율성 향상: 매달 평균 6명 이상이 아르바이트에 참여하고 있습니다. 기존의 종이 체크인 방식은 불분명한 필기와 데이터 통계의 어려움으로 인해 관리상의 불편을 초래하는 경우가 많습니다. LINE@ 시스템을 통해 파트타임 근로자는 전자 인터페이스를 통해 출근할 수 있으며, 모든 출근 기록은 자동으로 요약되고 근무 시간은 감독자만 확인하면 되므로 급여 확인의 정확성과 효율성이 크게 향상됩니다.
다단계 급여 계산 자동화: 파트타임 직원의 근무부서와 다양한 지급규정을 바탕으로 미리 입력된 급여확인서를 자동으로 생성하여 수작업으로 계산하는 오류와 부담을 줄여줍니다. 바쁜 업무에 대한 보너스, 기술에 대한 보너스, 이중 급여일에 대한 보너스 등 시스템이 이를 자동으로 처리하고 정확한 급여명세서를 생성하며, 감독자가 확인한 후 직원에게 보낼 수 있습니다.
급여지급 및 기록의 편리성: 급여 확인 후 시스템에서 자동으로 전자 급여명세서를 생성하여 파트타임 직원이 전자 서명할 수 있도록 제공합니다. 서명이 완료되면 즉시 기록이 저장되므로 기존 종이 서명의 번거로움과 문서 분실 가능성이 없습니다. 일급을 받지 못하는 파트타임 직원에 대해서는 급여 정산을 자동으로 처리하고, 재무 담당자에게 통보해 처리하도록 함으로써 급여 처리 전반의 효율성을 높인다.
감독관은 파트타임 근로자의 상태를 실시간으로 통제합니다.: 감독자는 LINE@ 인터페이스를 통해 파트타임 직원의 도착 상태, 출근 상태, 급여 계산 진행 상황 및 기타 데이터를 즉시 확인할 수 있습니다. 각 계층의 감독자는 해당 통계 데이터를 확인할 수 있어 신속한 경영 결정을 내리고 정보를 줄일 수 있습니다. 지연으로 인해 관리상의 어려움이 발생했습니다.
노동보험 및 면허관리 자동화: 파트타임 직원의 일일 입사 현황을 바탕으로 노동보험 및 보험 연장 양식을 자동으로 생성하고, 비국적근로자 증명서의 유효기간을 정기적으로 확인하고 관련 담당자에게 사전에 통보하여 전 직원의 근로가 보장되도록 하는 시스템입니다. 보험 및 인증서가 유효 기간 내에 있으므로 인간의 과실로 인한 위험이 줄어듭니다.

사용된 도구:

make.com (자동 직렬연결 서비스 플랫폼)
Google 시트(데이터 저장 매체)
Google 드라이브(데이터 저장 매체)
LINE OA 사용자 인터페이스
LINE FLEX(LINE 다기능메시지 대화형 인터페이스)
LINE LIFF 인터랙티브 웹페이지(QR코드 스캔)
Jotform 양식(인사등록, 급여확인, 급여서명미디어)
OCR 인식 도구(직원이 신분증, 거주 허가증 및 기타 정보를 등록하고 업로드할 때 텍스트 파일을 자동으로 인식함)

시나리오 사용법:

여러 장면 작업
- LINE@ 공식 계정(감독자 버전)
  감독자의 주요 운영 인터페이스는 파트타임 동료의 QR 코드를 스캔하여 체크인, 급여 확인, 파트타임 동료 정보 조회, 부서 내 파트타임 직원의 출석 및 급여 상태를 확인할 수 있습니다.
- LINE@ 공식 계정(파트타임 동료 버전)
  시간제 근로자를 위한 운영 인터페이스는 출근 및 퇴근 시트를 생성하고, 일일 근무 위치 및 부서를 등록하고, 자신의 급여 명세서 및 출근 기록을 조회하는 데 사용됩니다.
- 아르바이트 직원 정보 양식
  아르바이트 근로자는 양식을 작성하고 신분증, 체류 허가증 등의 서류를 업로드하여 개인 정보를 등록합니다. 시스템은 이러한 문서를 자동으로 인식하고 전자 파트타임 직원 증명서를 생성하고 정보를 보관합니다.
- 퇴근 후 출근 후 급여 확인서 생성
  파트타임 직원이 퇴근 후 출근하면 시스템은 부서의 급여 규정에 따라 당일 근무 시간과 관련 보너스를 자동으로 계산하고 감독자가 검토할 수 있도록 미리 작성된 급여 확인 양식을 생성합니다.
- 감독관이 급여확인서 작성/급여전표 생성
  급여 확인 양식을 확인하거나 조정한 후 감독관이 양식을 제출합니다. 시스템은 자동으로 결과를 요약표에 기록하고 급여 명세서를 생성하며 양식 링크를 파트타임 직원에게 보냅니다.
- 급여명세서 – 파트타임 동료가 작성
  파트타임 직원은 급여명세서 내용을 양식을 통해 확인하고, 확인 후 전자서명을 하면, 급여명세서는 자동으로 PDF 파일로 변환되어 저장됩니다.
- 일급을 받지 못하는 아르바이트 동료
  급여를 받는 날 급여기간 중 근무시간 및 지급을 확인하는 양식을 작성하고, 확인 후 전자서명을 실행해야 합니다. 회계사 동료는 모든 지급 과정이 원활하고 오류 없이 이루어지도록 양식에 따라 급여 지급 완료를 확인하고 향후 참고를 위해 결과 기록을 보관합니다.
- 노동 보험 및 보험 보충 양식을 매일 자동으로 생성
  시스템은 그날 출근한 파트타임 직원을 기준으로 노동보험 및 보험 요건을 충족하는 양식을 자동으로 생성하고, 검토 및 제출을 위해 관련 부서에 제공합니다.
- 라이센스 만료 문의
  매월 파트타임 직원의 비원어민 자격증 만료 현황을 정기적으로 확인하면 시스템이 자동으로 만료가 임박한 직원에게 통보하고 관련 감독자에게 알림을 보냅니다.
- PT 급여 계산 및 보고서 생성
  이 시스템은 정기적으로 파트타임 직원의 총 급여와 근무 시간을 격주 또는 월 단위로 계산하고 재무 및 회계 부서에서 검토하고 사용할 수 있도록 세부 보고서를 생성합니다.